Upphandling och avtal – Professionell årsplanering enligt LOU och LUF 2026

Det är oktober och ni behöver upphandla nya IT-tjänster. Någon kommer ihåg att "vi har nog ett ramavtal någonstans", men ingen vet om det fortfarande gäller, vilka leverantörer som finns med, eller när det går ut.

Efter en dags letande hittar ni ett avtal från 2021 – som gick ut för sex månader sedan.

Känner du igen dig? Så ser verkligheten ut för många upphandlare och inköpsansvariga i svenska offentliga organisationer och företag. Avtal som glöms bort, upphandlingar som startar för sent, och leverantörsuppföljning som aldrig blir av.

Men det finns en bättre väg. Med rätt årsplanering kan du skapa en systematisk upphandlings- och avtalsförvaltning som både uppfyller LOU/LUF och faktiskt fungerar i vardagen.

När Excel-kaos möter upphandlingslagens krav

Linda är upphandlingsansvarig på en mellanstor kommun. "Vi hade en upphandlingsplan i Excel som ingen uppdaterat på ett år, avtal som gick ut utan att vi visste om det, och leverantörsuppföljning som vi pratade om men aldrig hann med", berättar hon.

Detta är verkligheten för många svenska offentliga organisationer. Enligt Upphandlingsmyndigheten innebär avtalsförvaltning och uppföljning att följa upp att leverantören levererar det som avtalats under hela avtalsperioden.

De vanligaste problemen i upphandling och avtalsförvaltning:

• Upphandlingsplan som inte följs eller uppdateras
• Avtal som löper ut utan att ny upphandling startats i tid
• Bristande avtalsuppföljning och leverantörsbedömningar
• Ingen systematisk uppföljning av besparingar och avtalsekonomi
• LOU/LUF-processer som startar för sent och blir stressiga
• Otydlig rollfördelning mellan inköp, verksamhet och upphandlingsfunktion

Vad säger lagen om offentlig upphandling?

För offentliga organisationer finns tydliga lagar om upphandling. Enligt Konkurrensverket är LOU den övergripande lagstiftningen för offentlig upphandling i Sverige och gäller för upphandlande myndigheter när inköpet inte omfattas av någon annan upphandlingslag.

Grundläggande krav enligt LOU och LUF

LOU (Lagen om offentlig upphandling): Gäller för statliga myndigheter, kommuner och regioner samt vissa offentligt kontrollerade organisationer. Enligt Upphandlingsmyndigheten ska upphandlande myndigheter följa fem grundläggande principer: icke-diskriminering, likabehandling, proportionalitet, öppenhet och ömsesidigt erkännande.

LUF (Lagen om upphandling inom försörjningssektorerna): Gäller för upphandlande enheter inom områdena vatten, energi, transport och posttjänster. Enligt JP Infonet reglerar LUF upphandlingar inom dessa särskilda sektorer.

Direktupphandling: Från 1 januari 2024 till 31 december 2025 är direktupphandlingsgränsen 700 000 kr enligt Konkurrensverket. Detta innebär att inköp under detta värde kan göras direkt med förenklad process.

Tröskelvärden 2024-2025: För varor och tjänster är tröskelvärdet 1 546 202 kr. Från 1 januari 2026 kommer nya tröskelvärden att gälla, enligt Upphandlingsmyndigheten.

Avtalsförvaltning och uppföljning

Enligt Upphandlingsmyndigheten innebär avtalsuppföljning att följa upp att leverantören levererar enligt avtalade krav gällande pris, kvalitet, leverans och resultat. En aktiv avtalsuppföljning förbättrar efterlevnaden av avtal, ökar effektiviteten och stärker affärsrelationen.

Leverantörsbedömning: Enligt Chainsec är en leverantörsbedömning processen att utvärdera leverantörernas förmåga att uppfylla överenskomna krav och förväntningar. En systematisk leverantörsutvärdering ger rättssäkerhet, minskar riskerna och visar tydlig kvalificering.

Upphandlingsplan – ett strategiskt verktyg

Enligt Uppsala kommun innehåller upphandlingsplanen kommande upphandlingar för ramavtal och kontrakt. Den är ett stöd för leverantörer som vill lämna anbud och kan förändras beroende på bland annat politiska beslut.

För 2025 har Adda släppt sin upphandlingsplan som ger en omfattande översikt av kommande ramavtal och dynamiska inköpssystem (DIS). Detta hjälper organisationer att strategiskt planera sina inköp och optimera resurser.

Bästa praxis för upphandlingsplanen

En professionell upphandlingsplan innehåller:

• Översikt över kommande upphandlingar med tidsplan
• Uppskattade värden och kategorier
• Ansvariga personer och roller
• Koppling till verksamhetens behov
• Regelbunden uppdatering och uppföljning

Systematisk avtalsuppföljning – nyckeln till värdeskapande

Enligt Konkurrensverket är den lyckade uppföljningen den systematiska uppföljningen som kräver mycket resurser och där leverantören deltar i dialog med myndigheten.

Vem ska göra uppföljningen? Enligt Upphandling24 görs det bäst av en analytikerfunktion (inköpsanalytiker/avtalscontroller) som systematiskt arbetar enligt en gemensam leverantörsuppföljningsmodell och serverar inköparna med data och analyser.

Framgångsexempel: I Huddinge kommun träffas avtalscontrollern och avtalsansvariga upphandlare varje månad för att systematiskt och strukturerat gå igenom ramavtalen och kontrollera att avtalen följs. Tack vare systematisk avtalsuppföljning sparar Helsingborg hundratusentals kronor åt staden.

Ett år av systematisk upphandling och avtal – månad för månad

Så här ser professionell upphandling och avtalsförvaltning ut över ett år:

Januari - Årsuppföljning och planering

• Uppföljning av föregående års upphandlingar
• Genomgång av upphandlingsplan för nya året
• Uppdatering av avtalsdatabas och avtalsförteckning
• Målsättning för årets upphandlings- och avtalsarbete

Februari - Avtalsöversikt och riskbedömning

• Inventering av utgående avtal under året
• Riskbedömning av kritiska leverantörer
• Planering för upphandlingar som måste starta
• Prioritering av avtalsuppföljningar

Mars - Upphandlingsplanering Q1

• Uppstart av planerade upphandlingar för Q1
• Behovsanalys och kravspecifikation
• Marknadsundersökning och dialog
• Förankring med verksamhetsansvariga

April - Leverantörsbedömning Q1

• Första kvartalets leverantörsbedömningar
• Uppföljning av avtalsefterlevnad
• Dokumentation av avvikelser och förbättringsområden
• Rapportering till ledning

Maj - Upphandlingsprocess Q2

• Genomförande av upphandlingar enligt plan
• Utvärdering av anbud och leverantörsval
• Upphandlingsbeslut och avtalsteckning
• Dokumentation för framtida uppföljning

Juni - Halvårsuppföljning

• Uppföljning av upphandlingsplan för H1
• Analys av besparingar och avtalsekonomi
• Uppdatering av upphandlingsplan för H2
• Förberedelse för sommarperioden

Juli - Sommarplanering

• Säkring av kritiska upphandlingsprocesser
• Delegering av avtalsansvar under semestern
• Planering av höstens upphandlingar
• Översyn av avtal som löper ut under hösten

Augusti - Leverantörsbedömning Q2

• Andra kvartalets leverantörsbedömningar
• Uppföljning av leveranskvalitet och avtalsekonomi
• Dialog med leverantörer om förbättringar
• Rapportering av avtalsuppföljning

September - Upphandlingsprocess Q3

• Intensivperiod för höstens upphandlingar
• Genomförande av större upphandlingar
• Utvärdering och leverantörsval
• Förhandling och avtalsteckning

Oktober - Upphandlingsplanering nästa år

• Påbörja upphandlingsplan för kommande år
• Inventering av avtal som löper ut nästa år
• Behovsanalys tillsammans med verksamheten
• Prioritering av kommande upphandlingar

November - Leverantörsbedömning Q3

• Tredje kvartalets leverantörsbedömningar
• Uppföljning av samtliga avtal och leverantörer
• Analys av avtalsportfölj och risker
• Rekommendationer inför nästa år

December - Årsbokslut och dokumentation

• Årssammanställning av upphandlingar och avtal
• Analys av besparingar och värdeskapande
• Fastställande av upphandlingsplan för nästa år
• Rapportering till ledning och styrelse

Vanliga utmaningar i upphandling och avtalsförvaltning

Enligt SKR (Sveriges Kommuner och Regioner) är de största utmaningarna:

Brist på resurser: Många organisationer har för få personer som arbetar med upphandling, vilket leder till att planering och uppföljning inte prioriteras.

Sent igång: Upphandlingar startar ofta för sent, vilket skapar stress och kan leda till direktupphandlingar eller förlängningar som inte är optimala.

Bristande avtalsuppföljning: Avtal tecknas men följs sedan inte upp systematiskt, vilket innebär att man går miste om besparingar och kvalitetsförbättringar.

Ingen upphandlingsplan: Många organisationer saknar en aktuell upphandlingsplan, vilket gör det svårt att planera resurser och arbeta strategiskt.

Dålig dokumentation: Upphandlingsprocesser och avtalsbeslut dokumenteras otillräckligt, vilket skapar problem vid uppföljning och vid juridiska frågor.

Från ad hoc-upphandling till systematisk avtalsförvaltning på 5 minuter

Det här är skillnaden mellan kaotisk och professionell upphandling:

Före (traditionell metod):

• 4 timmar att leta efter aktuell upphandlingsplan
• Avtal som löper ut utan att ny upphandling startats
• Leverantörsuppföljning som "görs när det finns tid"
• Panik när verksamheten behöver upphandla något akut
• Ingen koll på besparingar eller avtalsekonomi

Efter (med visuell årsplanering):

• 5 minuter att skapa en komplett upphandlingsårsplan
• Automatiska påminnelser för utgående avtal och upphandlingar
• Snygg, digital presentation som visar professionalism
• Tydlig översikt över hela årets upphandlings- och avtalsarbete
• Trygghet att allt är planerat enligt LOU/LUF

Kom igång med ditt upphandlingshjul

Systematisk upphandling och avtalsförvaltning behöver inte vara komplicerat. Med rätt verktyg kan du skapa en professionell årsplanering som både uppfyller lagens krav och ger värde för verksamheten.

Använd vår färdiga mall →

Vår upphandlingsmall innehåller:

• Strukturerad upphandlingsplanering över hela året
• Kvartalsvis leverantörsbedömning och avtalsuppföljning
• Systematisk hantering av utgående avtal
• Rapportering av besparingar och avtalsekonomi
• Dokumentation enligt LOU/LUF-krav

Så här hjälper Yearo dig med upphandlingen

När ledningen eller revisionen frågar "Har vi en aktuell upphandlingsplan?", vill du svara med självförtroende istället för att börja leta i Excel-mappen.

Med Yearo får du:

• Professionell översikt: Din upphandlingsplan ser ut som den kom från en upphandlingskonsult
• Komplett årsplanering: Alla upphandlingar, avtalsuppföljningar och bedömningar är schemalagda
• Automatiska påminnelser: Du missar aldrig ett utgående avtal eller en upphandlingsdeadline
• Enkel uppdatering: Flytta datum eller lägg till nya upphandlingar med några klick
• Delbar planering: Skicka direkt till ledning, verksamhet eller leverantörer

Det bästa av allt? Det tar bara 5 minuter att sätta upp, och du har en upphandlingsårsplan som håller hela året.

Börja idag – få kontroll över upphandlingen

Upphandling och avtalsförvaltning handlar inte bara om att följa LOU och LUF – det handlar om att skapa värde för skattebetalarna och verksamheten. Enligt Upphandlingsmyndigheten ska offentlig upphandling bidra till effektiv användning av skattemedel.

Istället för att fortsätta med ad hoc-upphandlingar och bortglömda avtal, ta 5 minuter idag och skapa en professionell upphandlingsårsplan som ger kontroll.

Skapa ditt upphandlingshjul nu →

För bara 99 kr/månad får du tillgång till professionella mallar, obegränsat antal årshjul, och möjlighet att exportera din planering till PDF för dokumentation.

Nästa gång någon frågar "När går avtalet ut?" kommer du att kunna svara direkt – för du har kontroll över hela avtalsportföljen.