Hyresvärdar: Systematiskt underhåll som sparar miljoner och klarar alla inspektioner 2025

Tisdag morgon. Hissen har stått stilla i tre dagar och hyresgäster börjar klaga. Du inser att serviceavtalet gick ut i maj – men vem höll koll på det? Samtidigt påminner dig kollegan om att OVK-besiktningen för fastigheten på Storgatan skulle ha gjorts för sex månader sedan.

Låter det bekant? Du är inte ensam. Många hyresvärdar kämpar med att hålla koll på alla underhållsaktiviteter, inspektioner och lagkrav som krävs för en professionell fastighetsförvaltning.

Men det finns en bättre väg än Excel-ark och post-it-lappar som fastnar under tangentbordet.

När Excel blir till en miljonkostnad

Marcus, förvaltare för ett mindre fastighetsbestånd, kände igen sig alldeles för väl. "Vi hade olika kalender-påminnelser för OVK, ett Excel-ark för hissinspektioner, och handskrivna anteckningar om fasadbesiktningar. När en vattenläcka uppstod i taket kostade det oss 400 000 kr – bara för att vi missat att boka takbesiktningen."

Det här är verkligheten för många svenska hyresvärdar. Enligt Energimyndighetens forskning kan bättre planering av fastighetsunderhåll halvera energikostnaderna och minska akuta reparationer med upp till 70%.

De vanligaste kostnaderna för dålig underhållsplanering:

• Akuta reparationer som kostar 3-5 gånger mer än planerat underhåll
• Energiförluster på grund av bristande OVK och ventilationsunderhåll
• Hyresreduceringar när hissar och andra faciliteter inte fungerar
• Böter och viten från myndigheter för missade inspektioner
• Förlorat förtroende från hyresgäster som leder till högre omsättning

Lagkrav som hyresvärdar MÅSTE följa

Som hyresvärd har du omfattande underhållsplikter enligt svensk lagstiftning. Enligt Jordabalkens 12 kapitel måste du tillhandahålla lägenheter i "fullgott skick för avsett ändamål" – inte bara vid inflyttning, utan under hela hyresperioden.

OVK - Obligatorisk Ventilationskontroll

Lagkrav: Enligt Plan- och bygglagen krävs OVK-besiktning var 3:e eller 6:e år beroende på ventilationssystem.

• Flerbostadshus med FT/FTX-ventilation: OVK var 3:e år
• Flerbostadshus med S/F/FX-ventilation: OVK var 6:e år
• Ansvar: Du som byggnadens ägare ansvarar för att besiktningen utförs av certifierad kontrollant
• Övervakning: Kommunens byggnadsnämnd kontrollerar att skyldigheten uppfylls

Hissinspektioner och Säkerhet

Tillgänglighetskrav: Boverkets byggregler kräver tillgängliga hissar i flerbostadshus över två våningar.

• Säkerhetsbesiktningar: Regelbundna inspektioner av hisstekniker
• Reservsystem: Flerbostadshus över tio våningar kräver minst två hissar per trapphus
• Serviceavtal: Regelbundet underhåll för att säkerställa kontinuerlig funktion

Energideklarationer

Lagkrav: Lag (2006:985) om energideklaration kräver att byggnader med uthyrning har giltiga energideklarationer.

• Giltighet: Energideklarationen gäller i tio år
• Nybyggnation: Energideklaration krävs så snart hyresgäst flyttar in
• Tillsyn: Boverket övervakar och kan utfärda viten vid bristande efterlevnad

Ett år av systematiskt fastighetsunderhåll – så här ser det professionella ut

Låt oss titta på hur ett väl organiserat underhållsår ser ut månad för månad:

Januari - Årsuppföljning och planering

• Utvärdera föregående års underhållskostnader och resultat
• Uppdatera underhållsbudget baserat på faktiska utgifter
• Planera större renoveringsprojekt för året
• Kontrollera alla serviceavtal och förnya vid behov

Februari - OVK och ventilationsunderhåll

• Genomför OVK-besiktningar enligt schema (3-6 år)
• Service av ventilationsaggregat och filter
• Kontroll av luftkvalitet i gemensamma utrymmen
• Dokumentera alla ventilationsåtgärder

Mars - Fasad- och utvändig kontroll

• Fasadbesiktning efter vintern för att upptäcka frostskador
• Kontroll av takrännor, stuprör och utvändig belysning
• Besiktning av balkonger och räcken
• Planering av kommande fasadrenoveringar

April - Hiss- och säkerhetssystem

• Årlig hissinspektionsservice enligt serviceavtal
• Test av larmsystem och nödbelysning
• Kontroll av brandskyddsutrustning
• Service av portkoder och låssystem

Maj - Trädgård och utvändiga områden

• Vårunderhåll av grönytor och träd
• Kontroll och reparation av utemöbler
• Service av utomhusbelysning
• Förberedelser inför sommarmånaderna

Juni - Tekniska installationer

• Service av värmesystem innan sommarstopp
• Kontroll av varmvattenberedare och pumpar
• Test av brandlarm och sprinklersystem
• Genomgång av energiförbrukning första halvåret

Juli - Semesterförberedelser

• Extra kontroll av alla system innan semesterperiod
• Säkerställa jour- och serviceavtal under semestern
• Genomföra underhåll som kan störa hyresgäster
• Kontrollera säkerhetssystem och belysning

Augusti - Återstart och planering

• Kontroll av alla system efter semesterperiod
• Förberedelser inför uppvärmningssäsong
• Planering av höstens underhållsaktiviteter
• Genomgång med fastighetsskötare

September - Värmesystem och isolering

• Test och service av värmesystem innan vintern
• Kontroll av isolering och tätningar
• Genomgång av energideklarationer (förnyelse vid behov)
• Förberedelse av vinterrutiner för fastighetsskötseln

Oktober - Vinterförberedelser

• Halkskyddsåtgärder och vinterbelysning
• Service av snöröjningsutrustning
• Kontroll av rörfrysningsskydd
• Sista underhållsåtgärder utomhus innan frost

November - Dokumentation och uppföljning

• Sammanställning av årets underhållsaktiviteter
• Analys av kostnader och besparingar
• Förberedelse av årsbokslut för underhåll
• Planering av nästa års underhållsbudget

December - Budgetplanering för nästa år

• Slutgiltig budgetplanering för kommande år
• Upphandling av serviceavtal för nästa år
• Utvärdering av leverantörer och fastighetstekniker
• Sätta mål för nästa års underhållsarbete

Kostnadsbesparingar med systematiskt underhåll

Forskning visar imponerande siffror för hyresvärdar som arbetar systematiskt med underhåll:

Direkta kostnadsbesparingar:

• 50% lägre energikostnader genom systematisk OVK och ventilationsunderhåll
• 70% färre akuta reparationer genom förebyggande underhåll
• 3-5 gånger lägre reparationskostnader jämfört med akut underhåll
• Underhållsbudget: 150-220 kr/kvm årligen jämfört med 400-800 kr/kvm vid reaktivt underhåll

Indirekta besparingar:

• Färre hyresreduceringar när faciliteter fungerar som de ska
• Högre hyresgästnöjdhet leder till längre hyreskontrakt
• Bättre energiklass möjliggör högre hyror
• Lägre försäkringspremier genom förebyggande riskhantering

Marcus, som vi träffade i början, berättar: "Efter att vi började arbeta systematiskt har våra akuta underhållskostnader minskat från 180 000 kr per år till 45 000 kr. Samtidigt har hyresgästnöjdheten ökat markant."

Från Post-it-kaos till professionell underhållsplanering på 5 minuter

Det här är skillnaden mellan amatör och professionell fastighetsförvaltning:

Före (traditionell metod):

• 2 timmar att leta reda på när senaste OVK-besiktningen gjordes
• Glömda serviceavtal som löper ut utan förnyelse
• Excel-ark som ingen kommer ihåg att uppdatera
• Panik när hissen slutar fungera på fredagseftermiddag
• Hyresgäster som klagar på dålig ventilation

Efter (med visuell årshjulsplanering):

• 5 minuter att skapa en professionell underhållsplan
• Automatiska påminnelser för alla kritiska aktiviteter
• Snygg, digital presentation för hyresgäster och revisorer
• Kontroll och trygghet när problem uppstår
• Proaktivt underhåll som förebygger större skador

Kom igång med ditt underhållsårshjul

Systematiskt fastighetsunderhåll behöver inte vara komplicerat. Med rätt verktyg kan du skapa en professionell årsplanering som både sparar pengar och imponerar på hyresgäster.

Använd vår färdiga mall →

Vår underhållsmall innehåller:

• Alla lagkrav för OVK, hissar och energideklarationer
• Schemalagda besiktningar och serviceavtal
• Säsongsanpassade underhållsaktiviteter
• Budgetplanering och kostnadsuppföljning
• Dokumentationsrutiner som klarar alla revisioner

Så här hjälper Yearo dig att maximera lönsamheten

När hyresgästen ringer och klagar på att hissen inte fungerar, vill du svara med kontroll istället för panik. När energikostnaderna exploderar, vill du veta att du har gjort allt för att optimera systemet.

Med Yearo får du:

• Professionell presentation: Din underhållsplanering ser ut som den kom från en konsultfirma
• Komplett översikt: Alla underhållsaktiviteter är schemalagda och spårbara
• Automatiska påminnelser: Du missar aldrig ett kritiskt serviceavtal eller besiktning
• Kostnadsanalys: Följ budgetar och analysera besparingar
• Hyresgästkommunikation: Dela planerade underhållsaktiviteter transparent

Det bästa av allt? Det tar bara 5 minuter att sätta upp, och du har ett underhållssystem som håller i flera år.

Börja spara pengar idag – innan nästa kostsamma överraskning

Akuta underhållskostnader kommer aldrig på lämpliga tidpunkter. En trasig hiss på fredagseftermiddag kostar tre gånger mer att reparera än planerad service på vardagar.

Istället för att vänta på nästa dyr överraskning, ta 5 minuter idag och skapa en professionell underhållsplanering som sparar hundratusentals kronor per år.

Skapa ditt underhållsårshjul nu →

För bara 99 kr/månad får du tillgång till professionella mallar, obegränsat antal årshjul, och möjlighet att exportera din planering för dokumentation och budgetarbete.

Nästa gång en hyresgäst frågar om underhållsplanen kommer du att svara med stolthet istället för stress.