Arkivering och dokumenthantering – Professionell årsplanering enligt arkivlagen 2025

Det är fredag eftermiddag och du försöker hitta förra årets bokslut. Du letar i pärmar, mappar och tre olika servrar. Efter 45 minuter hittar du dokumentet – i en undermapp med namnet "SLUTLIG VERSION 2 final KLAR".

Känner du igen dig? Du är inte ensam. Enligt Riksarkivets vägledning om arkivhantering är bristfällig dokumenthantering ett av de vanligaste problemen i svenska organisationer.

Men det finns en lösning som inte kräver dyra system eller konsulter. Med rätt planering kan du skapa en arkivhantering som både följer arkivlagen (1990:782) och faktiskt fungerar i praktiken.

När Excel-kaos möter Riksarkivets krav

Emma är kommunikatör på en mellanstor myndighet. "Vi hade dokumenthanteringsplaner i Word-filer från 2015, arkivplan i PDF som ingen visste var den låg, och gallringsplanen… ja, den fanns teoretiskt sett någonstans", berättar hon.

Detta är verkligheten för många svenska organisationer. Sedan nya föreskrifter om elektroniska handlingar (RA-FS 2009:1) började gälla, har kraven på systematisk dokumenthantering ökat markant.

De vanligaste problemen i arkivhanteringen:

• Saknad eller inaktuell arkivplan och dokumenthanteringsplan
• Gallring som görs slumpmässigt istället för enligt fastställd gallringsplan
• E-arkivering som inte följer Riksarkivets tekniska krav
• Dokumentation som är utspridd över Teams, servrar och personliga mappar
• Ingen tydlig planering för årliga uppföljningar och kontroller

Vad säger arkivlagen om dokumenthantering?

Enligt arkivlagen har varje myndighet ansvar för sitt arkiv, vilket innebär att informationen ska integreras med verksamhetens processer. Lagen gäller statliga myndigheter och kommuner, men även privata företag måste följa bokföringslagen när det gäller arkivering.

Grundläggande krav enligt arkivlagen:

Arkivplan (obligatorisk): Alla offentliga organ ska ha en arkivplan som beskriver organisationens arkivfunktion, arbetsprocesser och arkivbestånd. Arkivplanen ska uppdateras regelbundet.

Dokumenthanteringsplan: Varje verksamhet ska ha en dokumenthanteringsplan (tidigare kallad arkivbeskrivning). Av planen framgår vilka handlingar som ska gallras, när det ska ske och hur handlingar ska lagras.

Gallringsplan: Enligt Riksarkivets riktlinjer måste alla beslut om gallring fattas efter samråd med arkivmyndigheten. Det krävs alltid en gallringsbeslut för att få förstöra allmänna handlingar.

E-arkivering: För elektroniska handlingar gäller RA-FS 2009:2 med tekniska krav för IT-system. Godkända format inkluderar PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF/A-2a, PDF/A-2b och PDF/A-3.

Nya arkiveringsregler från 1 juli 2024

En viktig nyhet för företag: Sedan 1 juli 2024 behöver företag enligt nya regler från Skatteverket inte längre spara papperskvitton i originalskick i tre år. Nu får dokument i pappersform förstöras direkt efter digital överföring, så länge överföringen sker på ett betryggande sätt.

Detta förenklar arkiveringen avsevärt – men ställer samtidigt högre krav på systematisk e-arkivering och dokumentation av digitalisering.

Ett år av systematisk arkivhantering – månad för månad

Så här ser professionell arkivering och dokumenthantering ut över ett år:

Januari - Årsuppföljning och planering

• Årlig uppföljning av föregående års arkivarbete
• Genomgång av arkivplan och dokumenthanteringsplan
• Uppdatering av gallringsplan efter nya verksamhetsbehov
• Målsättning för årets arkivering och e-arkivering

Februari - Inventering och kvalitetskontroll

• Inventering av arkivbestånd (fysiskt och digitalt)
• Kontroll av att gallringsplan följts föregående år
• Kvalitetskontroll av e-arkiverade handlingar
• Uppdatering av arkivförteckning

Mars - E-arkivering och format

• Genomgång av digitala filformat enligt RA-FS 2009:2
• Konvertering till godkända arkivformat (PDF/A)
• Kontroll av metadata och sökbarhet
• Test av läsbarhet för långtidsbevarande

April - Gallring enligt plan

• Genomföra första kvartalsvis gallring enligt gallringsplan
• Dokumentera gallrade handlingar
• Förstöra gallrat material på säkert sätt
• Uppdatera arkivförteckning efter gallring

Maj - Utbildning och kompetens

• Utbildning för medarbetare i dokumenthantering
• Genomgång av organisationens dokumenthanteringsplan
• Information om korrekt filnamngivning och mapstruktur
• E-arkiveringsutbildning för nyckelroller

Juni - Backup och säkerhet

• Kontroll av säkerhetskopiering av digitala arkiv
• Test av återställning från backup
• Genomgång av åtkomsträttigheter
• Säkerhetsgenomgång av arkivlokaler

Juli - Sommarförberedelser

• Säkring av arkivmaterial inför semesterperiod
• Delegation av arkivansvar till sommarvikarier
• Checklista för nödvändig dokumenthantering under sommaren
• Förberedelse av gallring efter semester

Augusti - Återstart och inventering

• Inventering efter semesterperiod
• Hantering av dokument som uppkommit under sommaren
• Uppdatering av arkivförteckning
• Planering av höstens arkivarbete

September - Informationsklassning

• Genomgång av allmänna och offentliga handlingar
• Klassning enligt offentlighets- och sekretesslagen
• Uppdatering av dokumenthanteringsplan
• Markering av sekretessbelagda handlingar

Oktober - Andra kvartalsvis gallring

• Genomföra gallring enligt gallringsplan
• Dokumentera gallringsåtgärder
• Kvalitetskontroll av bevarade handlingar
• Uppdatera arkivförteckning

November - Förberedelse av arkivleverans

• Förberedelse av handlingar för leverans till arkiv
• Ordning och förteckning av leveransmaterial
• Kontroll mot arkivplan och dokumenthanteringsplan
• Samråd med arkivmyndighet inför leverans

December - Årsbokslut och planering

• Arkivering av årets bokslut och årsbokslut
• Sammanställning av årets arkivarbete
• Uppdatering av arkivreglemente vid behov
• Budgetplanering för nästa års arkivering

Vanliga utmaningar i modern arkivering

Enligt artikeln "Att lyckas med elektronisk arkivering" är de största utmaningarna idag:

Utspridd information: Dokument och filer är utspridda över Teams, SharePoint, olika servrar och ibland i medarbetares egna mappar. Detta gör det svårt att få överblick och ökar risken att viktiga dokument försvinner.

Office 365 och Teams: Det finns ingen riktigt bra lösning för hur information från Office 365, Teams och andra delar ska arkiveras långsiktigt. För de flesta organisationer blir detta en växande utmaning över tid.

Teknisk komplexitet: Ett digitalt dokument är sällan en enda färdig fil – istället måste data ofta återskapas, extraheras eller transformeras för att skapa ett begripligt och långsiktigt bevarandobjekt.

Avvecklade system: Dokument i ett nedlagt IT-system som inte längre uppdateras kan bli omöjliga att hämta ut.

Från pärm-kaos till professionell planering på 5 minuter

Det här är skillnaden mellan kaotisk och professionell arkivhantering:

Före (traditionell metod):

• 2 timmar att hitta förra årets arkivplan i olika mappar
• Word-filer med dokumenthanteringsplan som ingen har uppdaterat på tre år
• Gallring som görs när "det känns som det är dags"
• Ingen har koll på vilka dokument som ska bevaras hur länge
• Panik när revisionen eller tillsynsmyndigheten frågar efter dokumentation

Efter (med visuell årsplanering):

• 5 minuter att skapa en komplett arkivårsplan
• Automatiska påminnelser för gallring, inventering och uppföljning
• Snygg, digital presentation som visar professionalism
• Tydlig översikt över hela årets arkivarbete
• Trygghet när revisionen kommer – allt är dokumenterat och planerat

Kom igång med ditt arkiveringshjul

Systematisk arkivering behöver inte vara komplicerat. Med rätt verktyg kan du skapa en professionell årsplanering som både uppfyller arkivlagen och faktiskt fungerar i vardagen.

Använd vår färdiga mall →

Vår arkiveringsmall innehåller:

• Alla obligatoriska uppföljningar enligt arkivlagen
• Kvartalsvis schemalagd gallring enligt gallringsplan
• E-arkivering och formatkonvertering enligt RA-FS 2009:2
• Utbildning och kompetensutveckling för medarbetare
• Dokumentation och kvalitetskontroller

Så här hjälper Yearo dig med arkivhanteringen

När Riksarkivet eller intern revision frågar "Kan ni visa er arkivplan och gallringsplan?", vill du svara med självförtroende istället för panik.

Med Yearo får du:

• Professionell översikt: Din arkivplanering ser ut som den kom från en arkivkonsult
• Komplett dokumentation: Alla aktiviteter är schemalagda och spårbara över året
• Automatiska påminnelser: Du missar aldrig gallring, inventering eller uppföljning
• Enkel uppdatering: Lägg till nya aktiviteter eller flytta datum med bara några klick
• Delbar planering: Skicka direkt till arkivmyndighet, revision eller medarbetare

Det bästa av allt? Det tar bara 5 minuter att sätta upp, och du har en arkivplanering som håller i flera år.

Börja idag – skapa ordning i arkivet

Arkivlagen gäller året runt, och kraven på systematisk dokumenthantering ökar. Enligt Sveriges Kommuner och Regioner (SKR) är god dokumenthantering en förutsättning för en välfungerande demokrati.

Istället för att fortsätta med kaotiska pärmar och utspridda filer, ta 5 minuter idag och skapa en professionell arkivplanering som håller i åratal.

Skapa ditt arkiveringshjul nu →

För bara 99 kr/månad får du tillgång till professionella mallar, obegränsat antal årshjul, och möjlighet att exportera din planering till PDF för dokumentation.

Nästa gång någon frågar efter ett dokument kommer du att veta exakt var det finns – och varför.